Ao serem questionados sobre como realizam a gestão do processo de licenciamento ambiental, é muito comum os gestores responderem que utilizam planilhas para monitorar protocolos junto aos órgãos competentes, estudos de impacto ambiental e prazos de condicionantes e licenças. Comparadas à era do papel e da cópia controlada, as planilhas são mesmo eficazes, mas,
equiparadas a um software para gestão do licenciamento ambiental, elas se mostram vulneráveis, inespecíficas e com aplicações restritas.
Vejamos os
riscos oferecidos pelas planilhas em detrimento do uso de um
software para gestão do licenciamento ambiental:
- Diante da complexidade do processo, as planilhas tornam-se insuficientes para todos os controles necessários;
- As planilhas são mais suscetíveis a erros na compilação dos dados e falhas técnicas, tais como arquivos corrompidos;
- Nem sempre protegidas por senha, as planilhas são acessíveis a muitos colaboradores, que, inadvertidamente, podem alterar os lançamentos realizados por outra área ou setor;
- Sem contar a multiplicidade de versões, já que, muitas vezes, em nome da segurança, as pessoas utilizam a opção ‘Salvar como’, geram cópias e comprometem a integridade dos dados.
Paralelamente, analisemos os
benefícios de optar por um software para gestão do licenciamento ambiental:
- O software foi desenvolvido especificamente para essa função, com base em princípios da gestão corporativa, e conta com um treinamento para usuários;
- O acesso é realizado mediante login e senha, por pessoas devidamente cadastradas e autorizadas a visualizar e/ou editar os dados. O cadastro do usuário permite níveis diferentes de acesso. Portanto, os dados presentes no sistema são atualizados, confiáveis e, se necessário, podem ser rastreados;
- O software emite alertas por e-mail de prazos de condicionantes e licenças, com antecedência determinada pelo usuário, que gera um encadeamento das ações necessárias para cumprimento das exigências ambientais;
- Os dashboards, gráficos e relatórios são gerados automaticamente pelo software para subsidiar a tomada de decisão e utilização em reuniões e auditorias, internas e externas;
- Por fim, o software é intuitivo, fácil de usar, está disponível online e prontamente acessível a qualquer hora e lugar.
Ainda na dúvida se deve ou não migrar para o uso de um sistema? Sintetizamos os prós e contras da utilização de planilhas e de um
software para gestão do licenciamento ambiental na tabela a seguir:
| Aspecto |
Planilha Excel |
Software para gestão do licenciamento ambiental |
| Acessibilidade |
Restrita |
24/7
Qualquer hora e lugar |
| Segurança e rastreabilidade |
Vulnerabilidade |
Uso de login e senha,
logs de acesso, backup |
| Facilidade no uso |
Simplicidade aparente |
Intuitivo +
Treinamento especializado |
| Funcionalidades |
Genéricas |
Específicas |
| Versões |
Pluralidade de arquivos e defasagem de dados |
Versão única e atualizada,
dados confiáveis |
| Subsídio a reuniões e tomada de decisão |
Geração de gráficos |
Dashboards, emissão de
gráficos e relatórios |
Ao fazer a escolha correta, você assegura uma gestão eficiente de todo o processo de licenciamento ambiental.
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