Por que as planilhas não são tão eficientes para a gestão do licenciamento ambiental?
Diante dos acontecimentos recentes, a tendência é que o processo de licenciamento ambiental se torne cada vez mais rigoroso e, quanto maior a exigência, maior a dificuldade para geri-lo de forma eficiente.
Ao serem questionados sobre como realizam a gestão do processo de licenciamento ambiental, é muito comum os gestores responderem que utilizam planilhas para monitorar protocolos junto aos órgãos competentes, estudos de impacto ambiental e prazos de condicionantes e licenças.
Comparadas à era do papel e da cópia controlada, as planilhas são mesmo eficazes, mas, equiparadas a um software especializado para gestão do licenciamento ambiental, elas se mostram vulneráveis, inespecíficas e com aplicações restritas.
Vejamos a seguir os quatro principais riscos oferecidos pelo uso das planilhas para gestão do processo de licenciamento ambiental:
1. Acesso restrito
As planilhas permitem acesso restrito aos funcionários e líderes somente quando estão na empresa. Quando acessadas online, por meio de serviços na nuvem, as planilhas tornam-se suscetíveis a ataques cibernéticos, o que agrava a questão da segurança e rastreabilidade;
2. Vulnerabilidade e ausência de rastreabilidade
Nem sempre protegidas por senha, as planilhas são acessíveis a muitos colaboradores, que, inadvertidamente, podem alterar os lançamentos realizados por outra área ou setor;
3. Falhas nos arquivos
As planilhas são mais suscetíveis a erros na compilação dos dados e falhas técnicas, tais como arquivos corrompidos;
4. Defasagem de dados
Sem contar a multiplicidade de versões, já que, muitas vezes, em nome da segurança, as pessoas utilizam a opção ‘Salvar como’, geram cópias e comprometem a integridade dos dados.
Conheça a solução
Agora que você identifica e reconhece os riscos em utilizar planilhas na gestão do licenciamento, você deveria considerar a necessidade de otimizar e evoluir os processos por meio de um software especializado para gestão do licenciamento ambiental.
Se você ainda tiver dúvidas se deve ou não migrar para o uso de um sistema, sintetizamos os prós e contras da utilização de planilhas e de um software especializado para gestão do licenciamento ambiental na tabela a seguir:
Conheça as vantagens do Onegreen, o software especializado para gestão do licenciamento ambiental:
- O software foi desenvolvido especificamente para essa função, com base em princípios da gestão corporativa, e conta com um treinamento para usuários;
- O acesso é realizado mediante login e senha, por pessoas devidamente cadastradas e autorizadas a visualizar e/ou editar os dados. O cadastro do usuário permite níveis diferentes de acesso. Portanto, os dados presentes no sistema são atualizados, confiáveis e, se necessário, podem ser rastreados;
- O software emite alertas por e-mail de prazos de condicionantes e licenças, com antecedência determinada pelo usuário, que gera um encadeamento das ações necessárias para cumprimento das exigências ambientais;
- Os dashboards, gráficos e relatórios são gerados automaticamente pelo software para subsidiar a tomada de decisão e utilização em reuniões e auditorias, internas e externas;
- Por fim, o software é intuitivo, fácil de usar, está disponível online e prontamente acessível a qualquer hora e lugar.
Ao fazer a escolha correta, você assegura uma gestão eficiente de todo o processo de licenciamento ambiental.
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